Qu’est-ce qu’un système de management de la durabilité ?

Les systèmes de management aident les entreprises à structurer et mettre en œuvre des pratiques innovantes au sein de leur organisation.
Il existe de nombreux domaines d’application comme la sécurité, la qualité et aujourd’hui, on peut aussi l’appliquer à la durabilité.

Comme une feuille de route, le système de management vous guide à travers la planification, la mise en œuvre, l'évaluation et l'amélioration de vos actions couvrant tous les aspects des domaines RSE pour ensuite communiquer sur votre maturité en toute transparence.

Bien construire son système de management de durabilité permet d’être maître de ses risques RSE et de prendre en main les opportunités financières, mais aussi de contrôler ses impacts positifs et négatifs liés à l’environnement, le social, l’éthique et les achats responsables.
À travers cet article, nous allons entrer dans le détail des points suivants : 

• Qu’est-ce qu’un système de management ?
• La théorie : la roue de Deming ou le Plan Do Check Act (PDCA)
• Qu’est-ce qu’un système de management appliqué à la durabilité ?
• Les composantes d’un système de management de la durabilité
• Un exemple concret

Bonne lecture !

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Qu’est-ce qu’un système de management ?

Un système de management est un ensemble de processus, de pratiques et de règles qu'une entreprise met en place pour atteindre ses objectifs. 

Il aide à coordonner les activités de l'entreprise, à assurer la qualité des produits ou services, à améliorer l'efficacité et à gérer les ressources !

Un système de management peut s’appliquer à différentes thématiques précises, voici quelques exemples : 

• La qualité : Assurer que les produits ou services répondent aux exigences des clients et aux normes de qualité (ex. ISO 9001).

• L'environnement : Réduire l'impact environnemental des activités de l'entreprise (ex. ISO 14001).
• La sécurité de l'information : Protéger les données sensibles contre les menaces et assurer leur confidentialité (ex. ISO/IEC 27001).

Chaque type de système de management est conçu pour améliorer des aspects spécifiques de la gestion et des opérations de l'entreprise.

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La théorie : la roue de Deming ou PDCA

Pour mettre en place un système de management, nous vous conseillons d’utiliser la roue de Deming aussi appelée Plan Do Check Act (PDCA).
De quoi parle-t-on exactement ? 

C’est une méthode simple pour innover, résoudre des problèmes et s'améliorer de manière méthodique en 4 grandes étapes.

Pour mieux comprendre, nous avons créé un guide qui détaille l’utilisation Plan Do Check Act à travers l’exemple de la gestion du carbone.

Plan - P

Dans cette première étape, on identifie un problème ou une opportunité d'amélioration. 

L'équipe analyse la situation actuelle, collecte des données et fixe des objectifs précis à atteindre. 

Ensuite, elle élabore un plan d'action pour résoudre le problème ou saisir une opportunité. 

Avant de commencer, il faut bien définir les ressources nécessaires, les délais et les responsabilités de chacun.

Pour résumer, les deux étapes clés sont : 

• La définition des objectifs : définir des objectifs (quantitatifs ou qualitatifs) pour une période donnée. Exemple : En 2030, nous avons pour objectif de diminuer par deux les accidents du travail par rapport à 2020. Pour fixer des bons objectifs, nous vous conseillons d’utiliser la méthode SMART qui permet de se fixer des objectifs Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporel.
• La définition des politiques : formaliser les politiques visant à communiquer les engagements et les objectifs aux parties prenantes. Ces politiques sont les fondations de votre système de management et vous aident à définir un cap clair pour le communiquer en interne comme en externe.

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Do - D

Pendant cette phase, on exécute les actions prévues en s'assurant qu’elles pourront être évaluées et on collecte la donnée en temps réel pour vérifier l’efficacité des actions.

Les étapes clés : 

• Prévenir les risques,some text
  • Mettre en œuvre des actions, gérer le plan d’action pour s’assurer que les mesures de prévention des risques sont mises en œuvre,
  • Créer des formations et former ses équipes,

• Formaliser les procédures expliquant comment des actions spécifiques doivent être réalisées,‍
• Atténuer les risques, booster les opportunités et renforcer les impacts positifs
• Mettre en œuvre des actions,‍
• Formalisation ces actions mises en œuvre, conserver toutes les preuves pour la partie Check du PDCA,
• Mettre en place des contrôles en formalisant bien toutes les procédures.

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Check - C

Après la mise en œuvre, on évalue les résultats obtenus en les comparant aux objectifs fixés. On identifie les écarts entre les résultats attendus et réels, et on détermine les causes de ces écarts.

Les étapes clés sont les suivantes : 

• Suivre les KPIs : surveiller régulièrement les KPIs pertinents pour suivre le progrès et voir si les objectifs sont atteints,‍
• KPIs de “résultat” : indicateurs mesurant l'impact réel de l'action sur l’entreprise, ex : X formations sur la santé ont été mises en place.‍
• KPIs de “moyens” : indicateurs mesurant le déploiement des initiatives en place, ex : X% des salariés ont assisté à une formation sur la santé.‍
• Visualisation des KPIs : faire et présenter des tableaux de bord lisibles montrant les progrès au fil du temps,‍
• Évaluation de l'impact externe : effectuer une veille pour suivre l'appréciation externe de l'impact de l'entreprise.

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Act - A

Sur la base des résultats de la phase de vérification (Check), des actions sont prises. 

Si les changements ont été efficaces, on les standardise et on les applique à plus grande échelle. 

Si les résultats ne sont pas satisfaisants, on ajuste le plan ou on cherche de nouvelles solutions. 

Ensuite, le cycle recommence à l'étape de planification (Plan) pour continuer à améliorer les processus.

L’étape finale est d’élaborer des rapports faciles à partager pour présenter l'état des différentes initiatives et les principaux indicateurs, et faciliter la communication lors des revues trimestrielles / annuelles.

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Le PDCA est symbolisé par une roue toujours en mouvement et qui avance sans se retourner.

Cette philosophie s’applique au monde de l’entreprise, l’objectif étant d’avancer d’itération en itération et de toujours viser l’amélioration continue sur les sujets de durabilité.

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Un système de management appliqué à la durabilité 

Un système de management de la durabilité aide les entreprises à gérer leur impact environnemental, social, éthique et achats responsables.

Les entreprises vont ainsi se fixer des objectifs de durabilité, établir des politiques et des procédures pour les atteindre, et mesurer leurs progrès.

Le système de management de durabilité inclut une évaluation continue pour ajuster les actions et s'améliorer.

Pour plus d’efficacité, l’entreprise doit engager également ses parties prenantes afin de promouvoir des pratiques durables et transparentes.

Les avantages de mettre en place un système de management de la durabilité sont nombreux :

• Aider à définir des objectifs de durabilité pour améliorer l’efficacité opérationnelle.
• Assurer la conformité réglementaire : de plus en plus de lois encadrent les problématiques RSE des entreprises.
• Améliorer son image de marque : une entreprise responsable est perçue positivement par les clients, partenaires et investisseurs, ce qui peut renforcer la confiance et la fidélité.
• Attirer et retenir des talents : les employés sont souvent plus motivés et engagés dans une entreprise qui prend au sérieux ses responsabilités sociales et environnementales.
• Réduire les risques : en adoptant des pratiques responsables, l'entreprise minimise les risques liés aux controverses, aux régulations et aux crises environnementales ou sociales.
• Efficacité et innovation : Les pratiques RSE encouragent l'efficacité des ressources et l'innovation, par exemple en optimisant l'utilisation de l'énergie ou en développant des produits plus durables.
• Faciliter la communication et la transparence avec des informations de qualité.
• Centraliser toutes les données pour les rendre plus accessibles et lisibles.
• Améliore les performances en matière de durabilité au fil du temps.

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Quelles sont les composantes d’un système de management de durabilité ?

Pour établir un bon système de management de la RSE, nous vous partageons les composantes essentielles.

Matrice de double matérialité

La matrice de matérialité est un outil qui aide à identifier et à évaluer les enjeux importants à la fois pour l'entreprise (matérialité interne) et pour ses parties prenantes (matérialité externe).

Cela permet de comprendre les impacts significatifs de l'entreprise sur la société et l'environnement et vice versa.

Pour construire sa matrice de matérialité, il faut définir les enjeux matériels de votre entreprise avec l’aide de vos parties prenantes.

Une gouvernance bien définie

Il est important de définir une structure claire pour diriger et superviser les initiatives de durabilité. 

Une bonne gouvernance définit les rôles, les responsabilités et les processus décisionnels pour assurer que les objectifs de durabilité sont bien intégrés et suivis.

Les piliers d’une bonne gouvernance : 

• Un responsable de projet, en général, c’est le ou la responsable RSE. Il donne le rythme et suit le projet dans le temps. 
• Des référents, ils seront les points de contacts du responsable de projet pour partager les données et la réalité du terrain. Il s’agit en général du responsable des achats, du responsable ressources humains, éthiques, santé et sécurité, etc.
• Avoir une direction impliquée dans la démarche RSE pour faire avancer les projets plus vite et promouvoir l’engagement RSE.
• La définition claire des budgets alloués à la durabilité.

Alignement avec la réglementation et les méthodologies des labels, audits et certifications

Avant de vous lancer dans vos démarches RSE, nous vous conseillons de bien regarder le cadre réglementaire auquel vous êtes soumis et de réfléchir aux labels, audits et certifications qui pourraient vous intéresser. 

Ils vous permettront d’avoir un cadre clair pour entamer cette démarche. 

Dans tous les cas, vous pouvez utiliser la CSRD comme modèle, car c’est souvent la base des autres évaluations, labels, etc. 

Ces normes externes aident à prouver l’engagement et la rigueur de l’entreprise.

S’inspirer des bonnes pratiques méthodologiques et recommandation

Vous n’êtes pas les seuls à vouloir vous engager sur les sujets de durabilité ! Regardez ce que font les entreprises de votre secteur d’activité pour gagner du temps et pouvoir adopter des méthodes et des pratiques reconnues comme efficaces par d’autres. 

S'inspirer des meilleures pratiques aide à élaborer des stratégies et des actions basées sur l'expérience et les recommandations éprouvées.

Définir les bons objectifs

Pour être efficace dans vos démarches RSE, il faut définir les objectifs que vous allez mettre en place. C’est l’un des points clés d’une stratégie réussie ! 

Les objectifs doivent être SMART, Spécifique, Mésurable, Atteignable, Réaliste, Temporel, par exemple : 

Viser à réduire les émissions de GES des Scopes 1 et 2 de 90 % d'ici à 2030, sur la base de 2019, conformément à l'initiative Science Based Targets (SBTi).

Un plan d’action et des politiques

Un plan d'action détaillé établit les étapes à suivre pour atteindre les objectifs de durabilité, tandis que les politiques définissent les principes et les règles à suivre. Ensemble, ils guident les actions concrètes et les comportements au sein de l'entreprise.

Système de preuve pour les projets en place 

Il s'agit de mettre en place une base de données pour collecter et conserver des preuves des actions et des résultats, mais aussi de décrire leur implémentation et leur efficacité. Par exemple, un document de procédure sur la manutention des produits chimiques permet de justifier des mécanismes internes pour atténuer les risques de santé et sécurité pour l’employé. Ou bien, un document de plan d’action environnemental permet de décrire les actions passées, actuellement en place et à venir sur les sujets environnementaux. 

Suivre les indicateurs de performance (KPI) pour s’améliorer

Les KPI (Key Performance Indicators) sont des mesures spécifiques utilisées pour évaluer la performance de l'entreprise en matière de durabilité. 

Suivre ces indicateurs permet de quantifier les progrès et d’identifier les domaines nécessitant des améliorations.

Par exemple : si votre objectif est diminué de 10 %, le taux d’absentéisme au travail par an, un de vos KPI à suivre peut être est le nombre de salariés absents. 

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Centraliser les données à travers un système de management de durabilité

Pour construire un système de management de la durabilité pérenne, il faut centraliser les données et les rendre facilement accessibles.

Sur la plateforme Beavr, notre outil permet de visualiser chaque brique de votre stratégie RSE : 

• Les politiques,
• Les mesures,
• Le reporting,
• Les propriétaires des tâches,
• Le suivi de complétion des données,
• Etc.

Un bon système de management de la RSE permet d’avoir une vision claire de toutes les démarches RSE pour pouvoir identifier les axes d'amélioration et communiquer la performance aux parties prenantes.

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Vous avez besoin d’aide pour construire votre système de management RSE, Beavr peut vous accompagner et vous guider tout au long de votre démarche.

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Conclusion

Construire son système de management de la durabilité est essentiel pour maîtriser ses risques et ses opportunités de durabilité.

Ce système de management guide les entreprises pour planifier, mettre en place, évaluer et améliorer toutes les actions RSE déployées. 

La méthodologie que nous vous recommandons d’utiliser pour le mettre en œuvre est la roue de Deming ou le Plan Do Check Act. Cette méthode offre un cadre clair pour toujours viser l’amélioration continue.

Les composantes majeures d’un bon système de management de durabilité sont : une matrice de matérialité, une gouvernance bien définie, des objectifs clairs, un plan d’action, des politiques, un système de preuves et bien sûr le suivi des performances.

Vous l’avez compris, construire son système de management de durabilité demande beaucoup de temps et d’investissement. Pour vous permettre de gagner du temps et gagner en efficacité, nous vous conseillons de centraliser toutes les données et le suivi de projet.

Beavr peut vous accompagner dans cette démarche pour vous guider et réussir à répondre à toutes les attentes RSE de vos parties prenantes.